チームで情報共有することが必要になる場面が、いろいろ発生します。

団体では役員が広く地域に分散しているので、資料や情報の共有方法は不可欠です。
同窓会や同好会やクラブなどでも、事情は共通。

このような場合に、Google Chromeを利用している人なら、無料で自動的に付与されるGoogle Driveの１５G容量の一部のフォルダーを必要な人に共有させる方法があります。
Google Driveは、Microsoft Office のOnedriveのような、自動的に同期させることがなく面倒なことが起こらないので、通常のネットサイトを開くのと同じように扱えます。

 

Geminiに、使い方を聞いた結果をご紹介。

Q:　Google ChromeのDriveを他者と共有する場合の手順とポイントと注意事項を教えて

A:　Google Drive（Google Chromeからアクセス） のファイルやフォルダを他者と共有する際の手順、ポイント、および注意事項についてご説明します。

💻 共有の手順

Google Driveでの共有方法は大きく分けて**「特定のユーザーを指定して共有する」と「リンクを知っている全員と共有する」**の2種類があります。

1. 特定のユーザーを指定して共有する（推奨）

特定のGoogleアカウントを持つ相手と共有する最も安全な方法です。

  1. Google Driveにアクセスし、共有したいファイルまたはフォルダを右クリックします。
    ヒント: 複数のファイルを選択して同時に共有することも可能です。

  2. 表示されたメニューから**「共有」または「共有アイコン（人型のアイコン）」**を選択します。

  3. 共有設定画面の「ユーザーやグループを追加」欄に、共有相手のgoogleメールアドレスまたはGoogleグループを入力します。

  4. 入力欄の右側にある権限設定（デフォルトは「編集者」など）をクリックし、相手に許可するアクセス権限（閲覧者、閲覧者（コメント可）、編集者）を選択します。

  5. **「通知を送信する」**のチェックボックスを確認し、必要であればメッセージを追加します。

  6. **「送信」**をクリックします。

2. リンクを知っている全員と共有する

Googleアカウントを持っていないユーザーや、不特定多数にアクセスを許可したい場合に利用します。

  1. 共有したいファイルまたはフォルダを右クリックし、**「共有」**を選択します。

  2. 共有設定画面の「一般的なアクセス」の項目を確認します。

  3. 下向き矢印をクリックして、アクセス権限を**「制限付き」から「リンクを知っている全員」**に変更します。

  4. 「リンクを知っている全員」の右側で、相手に許可する権限を選択します（閲覧者、閲覧者（コメント可）、編集者）。

  5. **「リンクをコピー」**をクリックし、メールなどで共有相手にそのリンクを送ります。

✅ 共有のポイント

1. 適切なアクセス権限の設定

セキュリティと共同作業の効率のために、相手に与えるアクセス権限を適切に設定することが重要です。

権限 できること 適したケース
閲覧者 ファイルの閲覧、ダウンロード、印刷、コピー（制限設定がない場合） 情報共有のみ。内容を編集されたくない場合。
閲覧者（コメント可） 閲覧者に加え、コメントの追加 レビューやフィードバックを得たい場合。
編集者 閲覧・コメントに加え、ファイルの編集、名前変更、共有設定の変更（フォルダの編集者の場合はファイルの追加・削除も可能） 共同で文書を作成・管理する場合。

Google Driveの資格確認は、基本的に「アクセス制御リスト（ACL）」と「Googleアカウントへのサインイン認証」の組み合わせなので、共有権限を与えるメールは　gmail　が対象になります。

2. フォルダ共有とファイル共有の違い

  • フォルダを共有すると、そのフォルダ内のすべてのファイルにも同じアクセス権限が適用されます。後からフォルダに追加されたファイルも自動的に共有されます。

  • フォルダ内の一部のファイルのみを共有したい場合は、フォルダではなく個別のファイルで共有設定を行います。

 

3. 共有の停止と権限の変更

  • 共有を停止したい場合や権限を変更したい場合は、再度共有設定画面を開き、共有相手の名前の横にある権限設定をクリックして変更したり、**「削除」**を選択して共有を停止したりできます。

⚠️ 注意事項（セキュリティと管理）

1. 「編集者」権限の取り扱い

「編集者」は、あなたと同じようにファイルを変更・削除したり、他のユーザーを招待したり、権限を変更したりできます。信頼できる相手にのみ「編集者」権限を与えてください。

 

2. 「リンクを知っている全員」設定の利用

この設定は、リンクを知っている人なら誰でもアクセスできてしまうため、機密性の高い情報を含むファイルには絶対に使用しないでください。誤ってリンクが公開されると、意図しない人に情報が漏洩するリスクがあります。

3. ダウンロード・印刷・コピーの制限

ファイルの種類によっては、閲覧者やコメント可のユーザーに対して、ダウンロード、印刷、コピーのオプションを非表示にすることができます。

  • 共有設定画面の右上の**「設定（歯車アイコン）」**をクリックし、「閲覧者とコメント投稿者は、ダウンロード、印刷、コピーのオプションを表示できません」にチェックを入れることで設定できます。

4. フォルダ共有の注意点

フォルダを共有すると、そのフォルダ内のすべてのファイルにアクセス権が付与されます。フォルダ内の個々のファイルに対する共有設定が、フォルダの共有設定より厳しくなることはありません（例: フォルダが編集者共有の場合、特定のファイルだけを閲覧者制限にすることはできません）。

 

 

Google Drive（グーグルドライブ）が、共有ファイルやフォルダーを開こうとする人の「資格」（アクセス権限）を確認する方法は、**「誰と共有されているか」という設定と、ユーザーがGoogleアカウントに「サインインしているか」**の組み合わせによって決まります。

核となる仕組みは以下の通りです。

🔑 Google Driveのアクセス資格確認の仕組み

Google Driveは、ファイルやフォルダーごとに設定された共有権限と、アクセスしようとしているユーザーの認証情報を照合することで、アクセスを許可するかどうかを判断します。

1. 共有設定（権限の種類）の確認

Google Driveの共有設定には主に3つのレベルがあり、これが資格確認の基本となります。

共有設定 資格の確認方法
制限付き（特定のユーザーと共有） アクセス者のGoogleアカウント（メールアドレス）が、共有設定のリストに含まれているかを厳密に照合します。アカウントが一致し、サインインしている場合のみアクセスを許可します。
＜組織名＞の全員 アクセス者が、その組織のGoogle Workspaceアカウントにサインインしているか、およびその組織のメンバーであるかを確認します。
リンクを知っている全員 アクセス者のGoogleアカウントの認証は不要です。リンクを持っていること自体が資格となります。誰でも匿名でアクセスが可能です。

2. 認証情報の照合（サインインしているか）

アクセスを制限している設定（「制限付き」や「組織の全員」）の場合、ユーザーがGoogle Driveのリンクを開いた際、以下の認証プロセスが行われます。

  1. ブラウザのクッキー/セッション確認:

    • 現在使用しているブラウザで、どのGoogleアカウントにサインインしているかをクッキーやセッション情報から確認します。

  2. アカウントと権限の照合:

    • サインインしているアカウントのメールアドレスが、ファイルに設定されている**「アクセスを許可されたユーザーリスト」**に含まれているかを確認します。

    • アカウントが一致すれば、設定された権限（閲覧者、コメント可、編集者など）に応じてファイルを開くことができます。

  3. 未認証の場合:

    • もしサインインしていなかったり、サインインしているアカウントが権限リストに含まれていなかったりする場合、Google Driveは「アクセス権をリクエスト」する画面を表示するか、別のアカウントでサインインするよう求めます。

3. 特殊なケース：ビジター共有（PINコード認証）

Google Workspace環境では、「ビジター共有」という機能があり、Googleアカウントを持っていない外部のユーザーと共有することもできます。

  • この場合、外部ユーザーは共有リンクを開いた後、**メールアドレスに届いたPINコード（確認コード）**を入力して本人確認を行います。

  • このPINコードによる認証が、一時的なアクセス資格の確認となります。

まとめると、Google Driveの資格確認は、基本的に「アクセス制御リスト（ACL）」と「Googleアカウントへのサインイン認証」の組み合わせで行われています。