チームで情報共有することが必要になる場面が、いろいろ発生します。
日本鋳造工学会中国四国支部でも、役員が広く地域に分散しているので、資料や情報の共有方法は不可欠です。
同窓会や同好会やクラブなどでも、事情は共通。

このような場合に、Windowsを利用している場合は、Office365を利用している人が必ずいるので、その人のOnedriveの一部のフォルダーを必要な人に共有させる方法があります。
Onedriveでは、共有リンクを知っている人は全て開けるようなので

基本イメージ：　
１．Onedriveで共有させるフォルダの所有者が、「共有」とアクセス権限と共有者のメールアドレスを設定
２．Microsoftがフォルダーのリンクを共有させる人へメールで送信。
３．メール受信者がリンククリックで共有フォルダが開く。

注意：
　OneDriveを自分のPCと同期させると、自分のPCの同期させた部分が自動的にMicrosoftのOnedriveと同一内容にUploadされます。ファイルやフォルダの変更追加も同時に反映されます。
　容量が契約を超えると有料で容量追加が必要になります。お金を払いたくないと同期を停止すると、その瞬間に自分のPCのファイルが削除されます。Desktopも同期されているので突然空白になります。Onedrive側には残っているので、再びDownloadで復活することが可能ですが、容量大きければかなりの時間が必要になります。
　このため、同期させる対象の選択や、同期をさせない方法を知っておくことは重要です。

手順を、AIのGeminiに聞いたのでご紹介。

チーム共有フォルダー作成・共有の手順

この手順は、主に職場または学校向けのOneDrive（Microsoft 365アカウント）を想定していますが、個人用OneDriveでも同様の機能が利用できます。

ステップ 1: 新しいフォルダーを作成する

共有のベースとなる新しいフォルダーを作成します。

  1. OneDriveのウェブサイト（またはデスクトップのOneDriveフォルダー）を開きます。

  2. [新規] または [作成] をクリックし、[フォルダー] を選択します。

  3. フォルダー名に、チームメンバーにとって分かりやすい名前を付けます（例: 「2025年度_プロジェクトA_共有」）。

  4. [作成] をクリックします。

ステップ 2: チームメンバーにフォルダーを共有する

作成したフォルダーに対して、アクセス権を設定し、チームメンバーに通知します。

  1. 作成したフォルダーを選択し、上部のメニューまたは右クリックで [共有] をクリックします。

  2. 共有リンクの設定画面が表示されます。ここでアクセス権限を決定します。権限設定ではセキュリティ維持が重要です。

    • リンクの設定:

      • [特定のユーザー] を選択することで、招待したメンバーのみがアクセスできるようになります。

      • [編集を許可] にチェックが入っているか確認します。チームでファイルを共同で作業する場合はチェックが必要です。閲覧のみの場合はチェックを外します。

    • [適用] をクリックします。

  3. チームメンバーのメールアドレスまたは氏名を入力します。

  4. 任意で、チームメンバーへのメッセージ（例: 「チーム共通の作業フォルダーです。資料はこちらに入れてください」）を入力します。

  5. [送信] をクリックします。

  • 📢 結果: 招待されたチームメンバーに、フォルダーへのリンクが記載されたメールが自動的に送信されます。

    共有リンクの主な種類とアクセス権限

    OneDriveで共有リンクを作成する際、アクセスできるユーザーの範囲として主に以下の3種類から選択できます。

    リンクの種類 アクセスできる人 認証の必要性 セキュリティ
    1. すべてのユーザー (匿名リンク) リンクを知っている人なら誰でも（組織外のユーザーも含む） 不要 低い
    2. リンクを知っている <組織名> 内のユーザー 所属する組織のメンバーのみ 必要（組織アカウントでサインイン） 中程度
    3. 特定のユーザー あなたが招待した特定のメールアドレスを持つユーザーのみ 必要（招待されたアカウントでサインイン）
    本人認証必要のMicrosoft Accountなどを指定    		 高い

 

権限名とその内容

共有権限名 権限内容
1. 閲覧可能 (View/Can view) １．ファイルやフォルダの閲覧やダウンロードができる
2. 編集可能 (Edit/Can edit) １．閲覧可能な全権限
２．ファイルやフォルダーの編集、削除、名前の変更、新しいファイルの追加
共同作業用に向いている
3. 所有者 (Owner) １．編集の全権限
２．共有設定の変更（他のユーザーのアクセス権の削除や変更など）や、ファイル/フォルダーの完全な管理

 

ステップ 3: チームメンバーに「ショートカットの追加」を依頼する

メンバーがスムーズにフォルダーにアクセスできるよう、自分のOneDriveにショートカットを追加するよう促します。

  1. 共有メールやチャットなどで、チームメンバーに以下の操作を依頼します。

    「共有メールのリンクを開き、フォルダーの画面上部にある [マイ ファイルへのショートカットの追加] ボタンをクリックしてください。」

  2. 📢 理由: この操作により、メンバーのOneDriveの「マイ ファイル」一覧にこの共有フォルダーが表示され、PCのエクスプローラーにも同期されるため、通常の自分のフォルダーと同じように素早くアクセスできるようになります。

ステップ 4: フォルダーにファイルを配置する

共有フォルダー内に、チームで共有したい初期ファイルやテンプレートを配置します。

  1. PCのエクスプローラーでOneDriveフォルダーを開き、作成した共有フォルダー内にファイルをドラッグ＆ドロップで移動またはコピーします。

  2. または、OneDriveのウェブサイトでフォルダーを開き、[アップロード] をクリックしてファイルをアップロードします。

これで、チーム全体で共通のフォルダーを使ってファイルの共有と共同作業を開始できます。