2年間のプロジェクトを下記方法で運営します。ご理解とご協力、よろしくお願いします。
| １．会議 | 対面 or Teams | 会議開催通知： E-mail & Gridy 利用 |
| ２．情報共有 | グループウェア Gridy | 人数無制限 １G以内まで無料 超過で有料 メッセージ（掲示板機能）などで、意見交換できる |
| ３．共通資料 | 支部サーバーにUploadしURLで利用推奨 Gridy添付ファイルや書庫も可能 |
URLクリックだけでブラウザ表示は便利 １G容量制限しやすい |
１．Gridy利用マニュアル 無料版は、サポート無し、マニュアルが充実
２．支部のGridy紹介や利用解説
・ 情報共有ツール、Freeのグループウェア gridy 利用ポイント
・ Freeのグループウェア gridy 紹介
注１：Gridy 価格
１GBまで人数制限なしで無料、3GBまで月額6,000円（年間72,000円）、超過1GBあたり月額2,000円
注２：当支部は、前回まで大会担当の2回、ある商用グループウェア利用したが、利用頻度低くコストとメリットアンバランスだった。
Teamsのチーム利用との比較検討 AIのGeminiが参考になった。担当の意見と一致。
支部担当の大会開催実行委員会 グループウェア採用理由
1. 各社のセキュリティに邪魔されない（アカウント問題の解消）
Teamsで他社のチームに参加しようとすると、各メンバーが自社のIT部門から「社外テナントへのアクセス許可」をもらう必要があり、40名もいると「うちの会社はセキュリティ上、社外のTeamsチームには入れない」という人がほぼ確実に数名は出てきます。
一般的なクラウド型グループウェアであれば、専用のIDとパスワードを発行するだけ（ブラウザからログインするだけ）なので、各社のセキュリティ制限に引っかかることなく、40名全員が確実に参加できます。
2. 「掲示板」機能が数年のプロジェクトに向いている
Teamsのチャットはタイムラインがどんどん流れてしまい、数ヶ月前の重要な決定事項を探すのが大変です。
グループウェアの「掲示板」や「回覧板」機能なら、テーマごとにスレッドが綺麗に残り、誰が読んだか（既読・未読）まで管理できるため、数年間にわたる活動のログ（議事録や決定事項）が確実に蓄積されます。
3. スケジュールや設備（会議室・Zoom等）の共有が簡単
40名のすり合わせや、定期的な例会・委員会のスケジュール管理は、グループウェアの「共有カレンダー」を使うのが一番シンプルです。
40名の外部プロジェクトに向いているグループウェアの選び方
数年間のプロジェクトであれば、「初期費用がかからない」「アカウントの追加・削除（メンバー交代）が容易」「ファイル容量が十分にある」ことが重要です。
| グループウェア名 | 特徴とメリット | 40名での運用イメージ |
| サイボウズ Office （日本の定番） |
日本の組織の商習慣（スケジュール、掲示板、報告書、ファイル管理）に最適化されており、マニュアルなしでも全員が直感的に使えます。 | 1ユーザーあたり月額 500円〜。年額３０万円程度 |
| GRIDY 採用 / Knowledge Suite |
ユーザー数無制限、基本機能のみ、１G以下は無料。 ユーザー数（アカウント数）に関わらず、使ったストレージ容量などで料金が決まるため、40名以上の団体利用でコストを抑えやすい。 |
メンバーの交代や増減が激しくても、アカウント追加によるコスト増を気にせず運用できます。 共用PDFは支部HPサーバーのメディア利用推奨、URLで直表示便利 |
| Google Workspace | 普段から使い慣れている人が多く、Googleドライブを使った複数人での「同時ファイル編集（議事録や名簿の更新）」が非常に強力です。 | プロジェクト専用のGoogleアカウントを40名分発行必要が壁。 ドキュメントの共同作業が多いなら最適です。 |
４．当初のGridy 無料は、PCの余裕を運営会社が裏で利用との情報あるが？
AIによる解説では、2009年のスタート時はそれで無料でできていたが、その後クラウドが急激に進展したこと、多くの顧客が反発したこと、Gridyは営業支援などの有料サービスが主体になったことなどから、現在はPCの余裕部分を裏で使用は停止されていると。
現時点で、1万社も利用しているというITサービスで、そうしたことを許容はありえないと。
なお、公式には運営会社は裏で利用の停止宣言等は行っておりません。
必要なら、従来のメールや電話なども可能です。第190回大会の開催に向けて、皆様のご協力よろしくお願いします。
